Werknemers die vanuit een ander land naar Nederland komen om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van verblijf buiten hun land van herkomst. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten (ET-kosten). U kunt de werkelijke ET-kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. In het eerstgenoemde geval moet u de kosten aannemelijk maken. U moet de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden in de loonadministratie. Bij toepassing van de 30%-regeling mag u – onder voorwaarden – zonder bewijs maximaal 30% van het belastbaar loon onbelast vergoeden. Sinds dit jaar kunt u per kalenderjaar slechts een van beide regelingen toepassen. Een uitzondering geldt voor de eerste vier maanden van het eerste jaar van de tewerkstelling.

Actiepunt

Zoek nu al uit of u volgend jaar de werkelijke ET-kosten wilt vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. Houd daarbij ook rekening met de hierna uiteengezette versoberingen.

Start maximering 30%-regeling

Per 1 januari 2024 wordt de 30%-regeling voor ingekomen werknemers beperkt tot de norm uit de Wet normering topinkomens (WNT, ook wel Bakenende-norm genoemd). Dit normbedrag wordt vanaf 2024 verhoogd van € 223.000 naar € 233.000 per jaar. Bij een hoger inkomen mag u dan zonder nader bewijs niet meer dan € 69.900 (30% over € 233.000) onbelast vergoeden. Dit jaar is dus het laatste jaar waarin u nog van de huidige, onbeperkte 30%-regeling gebruik kunt maken.

Let op

Voor ingekomen werknemers bij wie u de 30%-regeling over het laatste loontijdvak van 2022 hebt toegepast, is deze aftopping pas van toepassing vanaf 1 januari 2026.

Verdere versobering vanaf 2024

Vanaf 2024 wordt de 30%-regeling verder versoberd. Dan kunt u slechts voor maximaal de eerste 20 maanden ten hoogste 30% van het belastbaar loon onbelast vergoeden. In de daaropvolgende maximaal 20 maanden kunt u nog ten hoogste 20% van het belastbare loon onbelast vergoeden en daarna nog maximaal 20 maanden 10% van het belastbare loon. Na 60 maanden is de maximale looptijd van de 30%-regeling verstreken. Deze nieuwe regeling geldt voor werknemers die vanaf 1 januari 2024 in Nederland komen werken. Voor werknemers die in het laatste tijdvak van 2023 al een vergoeding genieten op basis van de 30%-regeling, geldt een overgangsregeling. Op hen blijft de huidige regeling van toepassing.

Actiepunt

Kiest u voor toepassing van de 30%-regeling? Dan zult u uw administratie moeten aanpassen, zodat u vanaf 2024 steeds scherp hebt wanneer en voor welke werknemer de 20 maanden verstrijken en u een ander percentage moet toepassen voor de onbelaste vergoeding. Ook zult u in de administratie moeten verwerken voor welke werknemers de overgangsregelingen gelden.